Tout ce que vous devez savoir sur l’état des lieux du local commercial
En tant que propriétaire, peut-être envisagez-vous de mettre votre local commercial en location ? Ou bien êtes-vous un chef d’entreprise sur le point de louer un local commercial pour y exercer votre activité commerciale ou artisanale ? Dans un cas comme dans l’autre, vous devrez passer par l’étape cruciale de l’état des lieux. En effet, depuis la loi Pinel instaurée en 2014, l’état des lieux est rendu obligatoire. Ponctuant à la fois le début ainsi que la fin du bail commercial, cette démarche doit respecter un certain formalisme. Grâce à ce guide, voyons ensemble comment faire l’état des lieux dans le cadre d’un bail commercial. À la fin de cet article, vous saurez comment mener un état des lieux, comment rédiger un état des lieux, et ce qu’il se passe en cas de dégradations. Vous pourrez également profiter de nos conseils pratiques !
Qu'est-ce qu'un bail commercial ? (bail 3-6-9) — définition
Le bail commercial est un contrat de location conclu entre le bailleur d’un local à usage professionnel et le chef d’entreprise (ou la société) qui est également locataire des lieux. Ce document contractuel fixe les conditions d’occupation d’un local commercial. Ainsi, le bailleur met à disposition le local commercial en contrepartie du paiement d’un loyer à son propriétaire. Le contrat de bail s’adresse uniquement aux activités commerciales, industrielles ou artisanales. Par conséquent, le local commercial peut permettre de louer des locaux pour accueillir une épicerie fine, une librairie, un restaurant, un magasin de jouets, une boulangerie ou encore une cordonnerie… Le bail commercial est aussi connu sous le nom de bail 3 6 9 car le locataire peut procéder à la résiliation triennale du contrat de location, c’est-à-dire tous les 3 ans.
À quoi sert l’état des lieux dans le cadre d’un bail commercial ?
Dans le cadre d’un bail commercial, le bailleur a obligation d’élaborer un état des lieux contradictoire. Celui-ci se déroule en deux temps :
- L’état de lieux d’entrée, qui est réalisé lors de la conclusion du bail commercial, avant la remise des clés au locataire.
- L’état des lieux de sortie marque la fin du bail commercial. Il est effectué lors de la restitution des locaux.
Notons également qu’un état des lieux est requis en cas de mutation ou encore de cession du fonds de commerce exploité dans le local en location.
Ce document permet d’établir une description de l’état général de chaque pièce du local commercial avant la prise de possession par le locataire, mais également lors de son départ définitif des lieux. Lors du départ du locataire, les deux protagonistes peuvent alors comparer l’état des lieux de sortie avec l’état des lieux d’entrée et ainsi évaluer la présence ou non d’usure anormale. En cas de dégradations des lieux, le propriétaire peut décider de conserver toute ou une partie du dépôt de garantie du locataire.
L’état des lieux doit être établi en deux versions identiques, annexées au contrat de location commercial. Le locataire et le bailleur peuvent alors en conserver chacun un exemplaire. L'état des lieux a pour rôle de limiter le risque de désaccords et donc de conflits entre le locataire et le bailleur au sujet de l’état initial ainsi que de l’évolution de l’état du local au cours du contrat de location.
État des lieux : que se passe-t-il en cas de dégradations ?
Précisons qu’il est tout à fait normal qu’un local se détériore au fil du temps. On parle ici d’une « usure normale » ou de « vétusté ». Elle ne peut pas être reprochée au locataire et par conséquent, ne peut pas faire l’objet d’une retenue du dépôt de garantie par le propriétaire. Dans ce cas de figure, les frais de remise en état du local à la suite d’une usure normale incombent au propriétaire du bien immobilier.
En revanche, si le locataire a commis des dégradations, il doit en assumer la responsabilité et régler le coût des réparations. Dans ce contexte, le propriétaire peut conserver toute ou une partie du dépôt de garantie correspondant au coût des travaux.
L’état des lieux d’entrée et de sortie est-il obligatoire pour louer un local commercial ou un local professionnel ?
Sans équivoque, la réponse est oui ! L’entrée en vigueur de la loi Pinel de 2014 a instauré l’obligation de réaliser l'état des lieux d'entrée et de sortie. C’est une disposition d’ordre public spécifiée par l’article L.145-40-1 du Code du commerce. Cette obligation s’applique non seulement dans le cadre d’un bail commercial, d’un bail professionnel ainsi que des baux dérogatoires.Les baux commerciaux conclus avant la loi Pinel
Avant la mise en application de la loi Pinel, soit le 1er septembre 2014, l’état des lieux n’était pas obligatoire. De fait, en l’absence de ce document, on estime que le local était en bon état lors de la prise de possession par le locataire. Cette règle reste susceptible de jouer en défaveur du locataire qui pourrait difficilement se défendre si le propriétaire lui demande de payer le coût d’éventuelles réparations avec lesquelles il serait en désaccord. Évidemment, s’il n’y a pas eu d’état des lieux d’entrée, procéder à un état des lieux de sortie ne présente aucun intérêt.
Les baux commerciaux conclus après la loi Pinel
À contrario, l’état des lieux est obligatoire pour les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis le 1er septembre 2014. Par conséquent, si le bailleur ne répond pas à son obligation d’effectuer l’état des lieux, la présomption de l’article 1731 du Code civil qui doit jouer en sa faveur ne s’applique pas. En présence de dégradation, le bailleur peut alors difficilement prouver qu'elles ont été commises par le locataire. Quoi qu'il en soit, si le propriétaire a effectué un état des lieux d’entrée, il devra également procéder à l’état des lieux de sortie lors du départ du locataire.
Comment faire un état des lieux professionnel pour un contrat de location commercial ?
Afin d’être valide, l’état des lieux doit impérativement être réalisé en présence du bailleur et du locataire. Si l’un ou l’autre ne peut pas être présent, il peut se faire représenter par un proche, ou bien par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Le déroulement de l’état des lieux consiste à faire le tour de toutes les pièces du local afin d’en constater l’état précis. C’est au cours de cette visite que les deux parties peuvent dresser un descriptif exhaustif de chaque partie du local (plafonds, murs, sols, appareils électriques, évacuations, menuiseries…). Si le local commercial est loué meublé, il convient également de réaliser l’inventaire du mobilier.
Comment procéder à la rédaction de l’état des lieux pour les baux commerciaux ? — les mentions obligatoires
Conformément à la loi Alur de 2014, l’état des lieux d’entrée et de sortie doit comporter certaines mentions obligatoires :
- l’adresse du local commercial ;
- les coordonnées du locataire et du bailleur (adresse du domicile, téléphone, adresse mail…)
- nombre de clés remises et les accès qu’elles permettent ;
- la date de réalisation de l’état des lieux du bail commercial ;
- les signatures du locataire et du bailleur.
De nombreux modèles d’état des lieux respectant ce formalisme sont disponibles sur internet en format PDF. L’état des lieux peut être rempli sous format papier ou en version électronique.
Comment faire l’état des lieux de sortie d’un local commercial ?
L’état des lieux de sortie du local commercial se déroule exactement de la même manière que l’état des lieux d’entrée. Néanmoins, l’état des lieux de sortie du local commercial comporte deux autres mentions obligatoires. Il doit en effet préciser :
- la nouvelle adresse du locataire ;
- la date de l’état des lieux d’entrée dans le local commercial.
L’état des lieux du bail commercial : nos conseils pratiques !
Et pour que votre état des lieux se passe dans les meilleures conditions, voici quelques conseils qui pourraient vous être fort utiles :
- Au moment de l’état des lieux, mieux vaut commencer par inspecter les plus gros éléments et finir par les plus petits. Procéder ainsi dans chaque pièce du local commercial.
- Décrire de manière extrêmement précise l’état des pièces et des éléments qui font partie du local. Surtout, ne pas hésiter à rentrer dans le détail ! Plus un descriptif est exhaustif, plus il écarte le risque de litiges au moment de l’état des lieux de sortie.
- Afin d’étayer les commentaires apparaissant à l’état des lieux, il est recommandé de prendre des photos ainsi que des vidéos. Ces pièces constitueront les annexes de l’état des lieux.
- Durant toute la relation contractuelle, il est important de tenter autant que possible d'entretenir de bonnes relations avec l’autre signataire du bail commercial. Faire preuve de bonne foi, rester honnête, ne pas avoir peur d’engager la communication et de négocier au besoin. En cas de désaccord, il sera plus facile de trouver un terrain d’entente et d’opter pour un accord à l’amiable. En effet, engager des poursuites peut générer des frais conséquents et faire perdre un temps précieux.
- Privilégier l’état des lieux en journée afin d'inspecter le local sous la lumière naturelle.
- Même en pleine journée, penser à allumer la lumière dans toutes les pièces afin de vérifier le bon fonctionnement des installations électriques.
Qui paie l’état des lieux d’un local commercial ?
Généralement, l’état des lieux est mené par le bailleur ainsi que le locataire. Dans ce contexte, procéder à l’état des lieux n’engendre aucun frais particulier.
En revanche, si le locataire est accompagné d’un agent immobilier pour faire l’état des lieux, il doit alors régler une partie des frais engagés.
D’autre part, si l’une ou l’autre des deux parties refuse de se présenter à l’état des lieux contradictoires, le bailleur ou le locataire peut solliciter les services d’un commissaire de justice. Dans ce contexte, il s’agit d’un état des lieux litigieux qui entraine des frais partagés entre les deux parties.
