Caisse enregistreuse boulangerie : comment la choisir ?

Caisse enregistreuse dans une boulangerie

La caisse enregistreuse est un outil incontournable pour les commerces de proximité. Selon le modèle, elle peut apporter un véritable gain de productivité dans l'espace de vente, résultant à un meilleur chiffre d'affaires, et également améliorer la satisfaction de votre clientèle. Alors, quels sont les critères à retenir pour choisir sa caisse enregistreuse ?

Cet article pourrait vous intéresser : Quel matériel choisir pour votre boulangerie-pâtisserie et où l'acheter ?

Quelle caisse enregistreuse professionnelle choisir ?

Les différents types et fonctionnalités (automatique, tactile, sans contact, etc.)

Il existe 3 grands types de caisses enregistreuses :

La caisse numérique : il s'agit du modèle de base, sans autre fonctionnalité que celles d'encaisser de l'argent, de calculer le montant de la monnaie à rendre et de sortir un ticket de caisse pour le client.
La caisse alphanumérique : elle permet, en plus des fonctionnalités de base, de séparer les produits en différentes catégories, de gérer les modes de règlement, de fournir des rapports de gestion qui donneront un point de vue global des flux financiers et des habitudes des clients, selon le jour, l'horaire, etc. Elle aura donc une utilité stratégique pour le gérant de la boulangerie.
La caisse électronique : il s'agit d'un ordinateur à écran tactile qui tourne grâce à un logiciel de caisse spécialisé. Ce logiciel de caisse devra être choisi avec soin. Tous les logiciels ne sont en effet pas adaptés au secteur de la boulangerie, ni à certains produits spécifiques. Par exemple, il vous faudra dans l'idéal sélectionner un logiciel capable de gérer la pesée si vous vendez des produits au poids.

Les caisses alphanumériques, mais surtout les caisses tactiles, peuvent avoir des fonctionnalités spécifiques selon le modèle. Certaines sont par exemple dotées d'un monnayeur automatique, qui collecte et rend la monnaie sans l'intervention du vendeur. Elles peuvent aussi gérer les paiements sans contact, selon le terminal de paiement électronique associé à la caisse, ou encore proposer une interface de gestion des stocks. Tout dépendra du modèle et du logiciel de caisse sélectionnés.

Les critères de sélection

Le choix d'une caisse enregistreuse dépend de plusieurs critères généraux et de facteurs propres à chaque commerce :

La facilité d'utilisation de la caisse : le ou les vendeurs seront amenés à utiliser cet outil toute la journée durant. En plus d'apporter un confort de travail non négligeable, une caisse facile et rapide à utiliser permettra de fluidifier le flux de clients, avec une attente réduite et donc une satisfaction client améliorée. La caisse enregistreuse doit être suffisamment simple et accessible pour les personnes sans connaissance informatique.
La gestion de l'encaissement : il faudra bien vérifier avant votre achat que la caisse et son logiciel de caisse peuvent accepter les règlements que vous voulez privilégier (espèces, carte bancaire, ticket restaurant, chèque, etc.).
Le nombre de vendeurs : si vous souhaitez donner à vos vendeurs des autorisations différentes, par exemple.
Les modules et options disponibles : monnayeur automatique, balance, paiement sans contact, rapport de gestion financière, etc.
Le budget

Les logiciels de caisse pour les boulangeries-pâtisseries

Si vous optez pour une caisse électronique, le choix du logiciel de caisse sera crucial pour la productivité de votre commerce. Il faudra nécessairement opter pour un logiciel spécialisé dans la restauration ou la boulangerie-pâtisserie, qui pourra gérer les spécificités du secteur : gestion des tickets restaurants, des consommations sur place ou à emporter, des différents menus et formules, des promotions, des stocks, etc. Chacune de ces fonctionnalités pourra faire une différence majeure dans la gestion de votre entreprise et pour le confort de travail des vendeurs.

Le prix des caisses enregistreuses

Les caisses neuves

Le prix d'une caisse enregistreuse neuve varie selon les fonctionnalités proposées. Sur le marché, les modèles coûtent en moyenne entre 500 € et 6 000 €. La caisse enregistreuse peut donc vite devenir un investissement important pour la boulangerie.

Les caisses enregistreuses de boulangerie d'occasion ou en déstockage

Il est possible de trouver des caisses enregistreuses à prix moindre en cherchant sur différents types de marché :

Les ventes de matériel en déstockage
Les ventes sur les sites d'occasion
Les ventes aux enchères publiques de liquidation judiciaire

Excepté pour le matériel vendu en déstockage, il convient de s'assurer du bon fonctionnement de la caisse avant de l'acquérir, afin de ne pas se rendre compte trop tard de la présence d'un vice caché.

Les caisses en location

Louer une caisse enregistreuse permet de limiter son investissement lors de la création ou de la reprise d'une boulangerie, en attendant d'avoir une trésorerie suffisamment confortable pour acheter le modèle de caisse le plus adapté au commerce. Cela permet également de tester certains modèles et certaines fonctionnalités afin de déterminer s'il s'agit d'une vraie plus-value ou non pour la boulangerie-pâtisserie.

Le prix de la location dépendra du modèle sélectionné. Ainsi, les machines les plus basiques coûteront en moyenne 25 € par mois, tandis que la location d'une machine au logiciel de caisse complexe peut facilement dépasser les 150 € par mois.

Caisses enregistreuses : quelles sont les normes et les obligations à respecter ?

Depuis la loi des finances de 2018, tous les commerçants assujettis à la TVA et dotés d'une caisse enregistreuse ou d'un logiciel de caisse doivent s’assurer que ceux-ci sont certifiés. Cela signifie une conformité :

Aux conditions d'inaltérabilité - Enregistrement de tous les règlements sans possibilité d'altération
Aux conditions de sécurisation - Sécurisation de toutes les données et pièces justificatives
Aux conditions de conservation - Enregistrement et conservation des données selon une période définie
Aux conditions d'archivage - Archivage des données sur une période définie sans possibilité d'altérer les archives

Il faudra donc veiller à la conformité du matériel et de son logiciel avant son achat.

Comment utiliser une caisse enregistreuse ?

Avant tout, une première mise en place est nécessaire. Il faut positionner votre matériel à l'endroit le plus adapté dans votre espace de vente, puis, si ce n'est pas déjà le cas, insérer le rouleau pour les tickets de caisse, installer les accessoires (balance, terminal de paiement, monnayeur, etc.), et enfin programmer la caisse selon votre catalogue de produits et les différents rapports de gestion que vous souhaitez.

Par la suite, vous devrez vous atteler à la création des différents profils s'il existe plusieurs utilisateurs (avec les autorisations adéquates pour chacun) puis, enfin, prendre en main votre caisse. Chaque modèle a une utilisation plus ou moins différente selon ses fonctionnalités.

Certaines caisses ou certains logiciels de caisse sont vendus avec une formation gratuite pour aider à la prise en main. Pour le reste, vous pouvez vous référer au manuel d'utilisation.

Vous souhaitez ouvrir votre propre boulangerie ?

Commencez par télécharger notre livre blanc !

Comment choisir une caisse enregistreuse pour une boulangerie ?