Logiciel de caisse certifié : quelles sont les nouvelles obligations en 2018 ?

Publié le 23 novembre 2017 - Modifié le 7 juin 2018

Commerçant entrain d'utiliser sa caisse enregistreuse certifiée NF 525

Depuis le 1er janvier 2018, votre logiciel de caisse doit obligatoirement être certifié nf525, c'est-à-dire doté d'un dispositif anti-fraude à la TVA. Qu'est-ce que la norme NF 525 ? Mon entreprise est-elle concernée ? Comment savoir si mon logiciel est certifié ? Quels sont les équipements visés ? Réponses.

Sommaire : 

  1. Norme NF 525 : une nouvelle mesure contre la fraude à la TVA
  2. Fraude à la TVA, un manque à gagner important pour l'État
  3. Les auto-entrepreneurs doivent-ils obligatoirement utiliser un logiciel de caisse certifié ?
  4. Norme NF 525 : quels sont les équipements concernés ?
  5. Est-ce que je risque une amende si mon logiciel de caisse n’est pas à jour ?
  6. Nouvelle loi anti-fraude : comment se mettre aux normes ?
  7. Profitez de la nouvelle loi pour moderniser vos équipements !
  8. Les logiciels de caisse et leurs fonctionnalités
  9. Que penser des logiciels de caisse connectés ?

Logiciels de caisse obligatoire : une réglementation plus stricte en 2018

Comme le stipule la loi de Finances de 2016, les logiciels de caisse devront désormais être équipés, sous peine d'une amende, d’un système enregistrant et archivant les règlements clients. L’objectif : éviter la fraude à la TVA.

Cette obligation est rentrée en vigueur le 1er janvier 2018. Concrètement, les entreprises et commerces disposant d’un logiciel de caisse doté donc d’une fonction de mémorisation et permettant l’édition d’un ticket récapitulatif des transactions, seront soumis à une obligation de conformité.

À vous, par conséquent, de vérifier que vos équipements soient bien certifiés NF 525 par un organisme accrédité. Votre éditeur de logiciel peut vous fournir une attestation individuelle qui le confirme.

Par ailleurs, si vous ne tenez pas de caisse, ou si vous faites vos comptes via un tableur de type Excel par exemple, cette obligation ne vous concerne pas. Vous restez tenus, toutefois, de conserver précieusement le double des tickets de caisse émis, à présenter en cas de contrôle. Ils feront alors office de justificatif.

1. Norme NF 525 : une nouvelle mesure contre la fraude à la TVA

La nouvelle loi vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. En effet, certains logiciels permettent aux entreprises de cacher les recettes provenant de paiements clients. Les fraudeurs réduisent ainsi le montant de leur chiffre d’affaire et par conséquent, le montant de la TVA dont ils doivent s’acquitter.

L’utilisation obligatoire des systèmes de caisse certifiés NF 525 va permettre de limiter sensiblement la fraude, mais aussi, par la même occasion, de simplifier les démarches de vérification entreprises par le fisc.

2. Fraude à la TVA, un manque à gagner important pour l'État

La  fraude à la TVA constitue un énorme manque à gagner pour les caisses de l’Etat. En effet, elle est estimée à entre 10 et 15 milliards d’euros par an. Un chiffre considérable !

La fraude à la TVA coûte donc très cher, tout comme la délocalisation fictive d’entreprise ou du contribuable, ou encore, de la facturation fictive. Au total, toutes ces fraudes coûteraient environ 70 milliards d’euros par an, selon le Ministère de l'Économie et des Finances.

3. Les auto-entrepreneurs doivent-ils obligatoirement utiliser un logiciel de facturation certifié ?

À l’origine, la mesure devait s’appliquer à tous les logiciels, notamment les systèmes de facturation des micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs). Finalement, celle-ci ne concernera que les logiciels et les systèmes de caisse des entreprises assujetties à la TVA

4. Norme NF 525 : quels sont les équipements concernés ?

En pratique, ce sont les équipements suivants qui devront être certifiés depuis le 1er janvier 2018 :

  • caisses enregistreuses autonomes ;
  • terminaux de point de vente (aussi appelés « TPV ») ;
  • logiciels d’encaissement ;
  • systèmes complets d’encaissement, comportant à la fois les fonctions encaissement, ajustement de suivi de stock et comptabilité.

5. Est-ce que je risque une amende si mon logiciel de caisse n’est pas à jour ?

Attention. Si votre logiciel de caisse ne respecte pas les obligations légales, vous prenez de gros risques. En effet, depuis le 1er janvier 2018, des agents URSSAF seront spécialement mandatés pour réaliser des contrôles. En l’absence d’attestation, vous vous exposez à une amende de 7500 € par logiciel ou système non certifié. Vous disposerez alors d’un délai de 60 jours pour régulariser la situation. Si passé ce délai, vous n’êtes toujours pas en conformité, une deuxième amende du même montant vous sera adressée.

6. Nouvelle loi anti-fraude : comment se mettre aux normes ?

Si vous utilisez déjà un logiciel de caisse, une simple mise à jour suffit généralement à être en règle. Cette mise à jour peut même être prévue dans le cadre d’un contrat de maintenance, souscrit lors de l’achat du logiciel. Pour en savoir plus, interrogez votre fournisseur actuel. 

La certification du système que vous utilisez actuellement est impossible ? Dans ce cas, vous devrez investir dans un nouveau logiciel certifié et homologué. Il en existe pour tous les besoins et à différents prix.

À noter : seules les fonctions de caisse enregistreuse/encaissement devront être certifiées pour les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion, caisse) et non l’ensemble du logiciel

7. Profitez de la nouvelle loi pour moderniser vos équipements !

Certains dispositifs sont particulièrement performants et vous aident à développer votre chiffre d’affaires. Les concepteurs de logiciels proposent en effet des solutions entièrement personnalisées, avec notamment des systèmes adaptés pour chaque commerçant : boulangerie, boucherie, restaurant, commerce ambulant, ou encore magasin bio. De nouveaux outils visant à leur simplifier la vie et à les aider à se développer !

8. Les logiciels de caisse et leurs fonctionnalités

Les nouveaux logiciels de caisse offrent des fonctionnalités se révélant indispensables aux commerçants. Ils permettent de gérer de manière optimisée la clientèle, avec l’aide de fichiers ou de comptes clients, les articles à la vente et les achats. Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de connaître la tendance en terme de ventes à l’instant T, ou de consulter l’état de leurs stocks. Les commerçants peuvent ainsi avoir un aperçu en temps réel de l’activité de leur commerce. Un moyen efficace de maintenir ou d’accroître son chiffre d’affaires. 

9. Que penser des logiciels de caisse connectés ?

En investissant dans un logiciel de caisse connecté, moderne et performant, vous pourrez détenir une longueur d’avance sur vos concurrents. Vous pourrez gérer facilement et simplement :

  • La communication : contact client par e-mail ou sms, information sur l’état de la commande, envoi de facture ou ticket par e-mail, de chèque cadeau…
  • Les tarifs : ces systèmes tiennent compte en temps réel des remises, des soldes et autres promotions.
  • Le marketing : avec consultation possible à tout moment des statistiques et du reporting.

Pour être totalement en règle, assurez-vous que votre logiciel de caisse soit bien conforme à la norme NF 525. Si ce n’est pas le cas, procédez à une mise à jour ou profitez-en pour adopter un nouveau logiciel de caisse qui vous aide à développer votre business !